Når man vil lave et arrangement gennem vores forening, er der nogle retningslinjer, man skal følge. Dette er selvfølgelig ikke, fordi vi vil gøre det besværligt for arrangører, men fordi vi gerne vil kunne stå inde for arrangementet og i visse tilfælde også for at kunne opfylde lovkrav. Vi ser også gerne, at mindst et medlem af arrangørgruppen er et medlem af Elysion.

Tryg deltagelse

I Elysion mener vi, at tryghed er vigtigt, og som arrangør har man et vist ansvar for, at ens deltagere er og føler sig trygge. Derfor ønsker vi, at man, når man afholder et arrangement (særligt rollespil) i Elysion, overvejer følgende emner, og hvordan de passer ind i arrangementet: Aldersgrænse, alkoholpolitik, sensitive emner og simuleret sex og vold. Vi anbefaler, at man udfra disse overvejelser opstiller en tryghedspolitik, men dette er ikke et krav. Det er dog et krav, at man som minimum kommunikerer sin alkoholpolitik.

Husk, at politikken ikke må modsige Elysions overordnede retningslinjer eller dansk lovgivning.

Økonomi

Dette punkt er kun et krav, hvis man ønsker økonomisk støtte fra foreningen til sit arrangement.
I Elysion vil vi rigtigt gerne understøtte medlemmers arrangementer, og en del af dette er at give økonomisk støtte (dette inkluderer eventuel brug af foreningskonto og MobilePay). Når vi gør det, vil vi dog rigtigt gerne se budgettet for dit arrangement på forhånd. Det vil vi, sådan vi kan sikre os, at der ikke er nogle store, gabende huller i budgettet – og skulle der være det, så vil vi selvfølgelig gerne hjælpe med at lukke dem. Vi vil også gerne have et samlet regnskab inkl. bilag (kvitteringer), når arrangementet er overstået. Dette kan man også få hjælp til at lave.
Alle arrangementer afholdt i Elysion skal budgetteres og sigte efter økonomisk at gå i 0. Skulle der dog være et overskud, vil foreningen gerne have det, sådan at foreningen kan investere det videre i flere arrangementer. Foreningen har ikke en forsikring, der dækker ulykker eller skader på lokation, men som medlem af landsforeningen Bifrost er du som frivillig arrangør eller dit arrangement i nogle tilfælde dækket (se mere her http://landsforeningenbifrost.dk/forsikringer/). Elysion vil, så vidt det er muligt og rimeligt, dække evt. underskud skabt af uforudsete udgifter. Dette er ikke carte blanche til at være økonomisk uansvarlig.

Børneattest

Som forening har vi i nogle tilfælde pligt til at indhente og vurdere børneattester, før du må afholde et arrangement som medlem af vores forening, jf. børneattestloven, hvis kriterierne længere nede gør sig gældende. Du vil altid få det at vide inden, da du skal give samtykke til, at vi indhenter den. Når vi indhenter den, opbevarer vi kun børneattest og CPR-nr. akkurat så længe, som vi skal bruge det (dvs. til at se, om der er noget på attesten, der forhindrer dig i at kunne afholde arrangementet). Du kan også læse om dette i vores privatlivspolitik.

Vi har som udgangspunkt pligt til at indhente børneattest i følgende situationer:

Når du vil arrangere en kampagne, hvor målgruppen indeholder børn under 15 år, eller når du arrangerer en kampagne, hvortil der deltager børn under 15 år
Når du vil være eller er holdleder til en kampagne, hvor der er børn under 15 på dit hold
Derfor skal du meddele os, hvis en af disse situationer opfyldes.

Så for at opsummere

Når du vil holde et arrangement gennem Elysion, skal du sende følgende til bestyrelsen:

Navne på arrangørgruppen
Et koncept
Et budget (hvis du ønsker økonomisk støtte)
Om målgruppen indeholder børn under 15 år
Og derudover skal du overholde følgende:

Kommunikere en alkoholpolitik til dine deltagere
Overveje følgende emner: Aldersgrænse, sensitive temaer og simuleret sex og vold
Informere bestyrelsen, hvis børn under 15 år deltager, og arrangementet ikke er enkeltstående