Ressourcestøtte til dit arrangement

Ressourcestøtte til arrangementer i Elysion

Denne side giver et overblik over, hvilken slags ressourcestøtte, du kan få igennem Elysion. Her kan du altså se både, hvad der altid er tilgængeligt, men også hvilken slags økonomisk støtte, som du kan forvente at få alt efter hvilken slags tilmelding, du vælger til dit arrangement. Hvis du er i tvivl eller har spørgsmål til foreningens ressourcestøtte eller dette dokument, kan du altid kontakte Noah Lynge Adkins over messenger, på tlf.: 30282623, eller på mail: noah@elysionrollespil.dk.

Dette har dit arrangement altid adgang til som elysion-arrangement:

En konto og et kort + mobilepay – Elysion stiller altid en konto og et kort tilgængeligt til vores medlemmers arrangementer. Som udgangspunkt skal dette finansieres af rollespillet selv. En konto koster 18 kr./kvartal og et kort koster 60 kr./år. Mobilepay følger kontoen. Det er også muligt kun at få konto og/eller MobilePay.
Bruger du dette, skal du holde regnskab (dokumentere indtægter og udgifter). Dette kan du få hjælp til af foreningens kasserer.

Foreningens grej og props – Foreningen har ofte ting på lager, som kan genbruges fra tidligere afholdte scenarier. Hvis du følger dette link, kan du se hvad for noget grej, som foreningen har, hvordan du kontakter den grej-ansvarlige, og hvad reglerne for at låne grejet er. Hvis du har behov for noget bestemt grej til dit arrangement, kan du altid anmode om, at foreningen køber det ved at henvende dig til bestyrelsen. Ved vurdering af, om foreningen skal købe grej, lægges der vægt på, om grejet vil have vedvarende værdi for foreningen – altså ikke bare til scenariet.

Kommunale lokaler i Aarhus – Kommunale lokaler er gratis at låne, hvis du er i en folkeoplysende forening, ligesom Elysion. Derfor hjælper bestyrelsens lokaleansvarlige gerne med at booke disse lokaler til dit arrangement. Vær opmærksom på, at der oftest ikke må indtages alkohol eller ryges på disse grunde.

Fondsøgning – Når du fondsøger, er det bedst at gøre gennem en forening. Derfor kan du altid få hjælp af foreningen til at fondsøge. Du skal dog spørge bestyrelsen om lov før du fondsøger i foreningens navn, da nogle puljer kun kan søges for bestemte beløber per forening hvert år. Derudover repræsenterer du foreningen og dens ry, når du søger pengene.

Økonomisk støtte til dit arrangement – defineret ud fra din tilmeldingsform:

Herunder opstilles der 4 kategorier af arrangementer defineret ud fra, hvilken slags tilmelding, du har valgt til dit arrangement – altså hvem der må deltage. Ud for hver kategori står der, hvilken slags økonomisk tilskud, du kan anmode foreningen om, i forbindelse med dit arrangement, hvis din tilmeldingsform passer. 

Ens for alle kategorierne kræves det selvfølgelig, at du har lavet et budget, og at du efterfølgende indsender et regnskab for minimum det tilskud, du har fået, så bestyrelsen kan dokumentere foreningens økonomi. Du kan få hjælp til begge dele af foreningens kasserer. Desuden forventes det også, at der gives en rabat til medlemmer af Elysion og at alt overskydende grej og økonomisk overskud, som er købt af arrangementet, går til foreningen. 

Det bør også siges, at selvom du har valgt at arrangere et rollespil med en tilmeldingsform, der ikke giver anledning til økonomisk foreningsstøtte, kan du selvfølgelig stadig få adgang til alt det i ovenstående afsnit.

  1. Åben tilmelding med ubegrænsede pladser eller med meget høj kapacitet – Et stort scenarie, hvor deltagerantallet sjældent er et problem. Her kan der søges om et fladt beløb, der er passende til arrangementets størrelse eller et fleksibelt beløb ud fra mængden af deltagende medlemmer.
  2. Lukket tilmelding kun for medlemmer – Et arrangement, der udelukkende er tiltænkt medlemmer. Her kan der søges om et fladt beløb, der er passende til arrangementets størrelse eller et fleksibelt beløb ud fra mængden af deltagende medlemmer.
  3. Antal-begrænset tilmelding med åbenlys fordel for medlemmer udover prisreduktion – Et scenarie, der forfordeler medlemmer udover med en reduceret pris, og hvor der er et maksimalt antal deltagere, som kan deltage. Her kan der søges om et fladt beløb, der er passende til arrangementets størrelse eller et fleksibelt beløb ud fra mængden af deltagende medlemmer.
  4. Antal-begrænset rollespil kun med prisreduktion for medlemmer – Et scenarie, der ikke forfordeler medlemmer udover med prisreduktion, og hvor der er et maksimalt antal deltagere, som kan deltage. Her kan der søges et fleksibelt beløb ud fra mængden af deltagende medlemmer.

Udbetaling af støtte

Udbetaling af den økonomiske støtte kan ske på forskellige måder. Det sker efter aftale med foreningens kasserer.

  1. Du lægger ud, foreningen refunderer tilskuddet, når de har modtaget kvitteringer. Dette giver mest mening, hvis du ikke har en foreningskonto.
  2. Du får udbetalt tilskuddet på forhånd og skal indsende kvitteringer efterfølgende. Alt, hvad der ikke er kvitteringer på, skal betales tilbage. Dette giver mest mening, hvis du også har foreningskonto.
  3. Foreningen betaler direkte for dine udgifter og holder styr på bilag for dig (fx hvis du skal købe på nettet, eller kassereren tager med, når du skal handle ind). Dette giver bedst mening kun at benytte sig af til kortvarige begivenheder (én indkøbstur) og kan evt. kombineres med 1.

Er du i tvivl om noget ift. udbetaling af støtte, så kontakt kassereren Ann Christensen på ann@elysionrollespil.dk.